اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی چیست؟

دفاتر قانونی چیست و چرا باید پلمپ شوند؟

بر اساس قانون تجارت و قوانین مالیاتی ایران، اشخاص حقوقی (مانند شرکت‌ها و موسسات) و برخی اشخاص حقیقی که مشمول مالیات هستند، مکلف به نگهداری دفاتر قانونی برای ثبت فعالیت‌های مالی خود هستند. اصلی‌ترین این دفاتر شامل:

• دفتر روزنامه: دفتری است که کلیه معاملات و رویدادهای مالی روزانه کسب‌وکار به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می‌شود.
• دفتر کل: دفتری است که اطلاعات ثبت شده در دفتر روزنامه، بر اساس سرفصل‌های حسابداری (مانند حساب‌های دارایی، بدهی، سرمایه، درآمد و هزینه) به آن منتقل می‌شود.

پلمپ این دفاتر به معنای رسمی کردن و مهر و موم کردن صفحات آنها توسط اداره ثبت شرکت‌ها است. این کار به منظور اطمینان از صحت و اعتبار اطلاعات مالی، جلوگیری از تقلب، دستکاری یا جعل اسناد و افزایش شفافیت مالی انجام می‌شود.

اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی چیست؟

اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی، درخواستی است که اشخاص حقیقی و حقوقی مشمول، برای دریافت و پلمپ دفاتر قانونی خود (روزنامه و کل) به مرجع ثبت شرکت‌ها ارائه می‌دهند. این اظهارنامه حاوی اطلاعات هویتی متقاضی، نوع و تعداد دفاتر مورد نیاز و سایر اطلاعات مربوطه است. تکمیل و ارسال این اظهارنامه اولین گام در فرآیند پلمپ دفاتر برای سال مالی آتی است.

چه کسانی ملزم به پلمپ دفاتر و ارائه اظهارنامه هستند؟

بر اساس قوانین مالیاتی و تجارت، اشخاص زیر ملزم به پلمپ دفاتر قانونی و ارائه اظهارنامه مربوطه هستند:

• کلیه اشخاص حقوقی ثبت شده (اعم از فعال یا غیرفعال)
• اشخاص حقیقی که طبق آیین‌نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم، در گروه اول و دوم مقررات مربوط به تکالیف مودیان قرار می‌گیرند (معمولاً بر اساس حجم فعالیت یا نوع کسب‌وکار).
• صاحبان کارت بازرگانی، صاحبان کارخانه‌ها و واحدهای تولیدی دارای مجوز، صاحبان هتل‌های سه ستاره و بالاتر، صاحبان بیمارستان‌ها و کلینیک‌های تخصصی، صاحبان مشاغل صرافی و فروشگاه‌های زنجیره‌ای.

نکته مهم این است که حتی شرکت‌ها و اشخاصی که در طول سال مالی هیچ‌گونه فعالیتی نداشته‌اند نیز موظف به دریافت دفاتر قانونی (حتی سفید) و ارائه آن هستند تا مشمول جرائم مالیاتی نشوند.

مراحل پلمپ دفاتر و تکمیل اظهارنامه

فرآیند پلمپ دفاتر قانونی در حال حاضر به صورت الکترونیکی از طریق سامانه جامع ثبت شرکت‌ها (irsherkat.ssaa.ir) انجام می‌شود. مراحل کلی به شرح زیر است:

1. ورود به سامانه جامع ثبت شرکت‌ها به آدرس irsherkat.ssaa.ir.
2. انتخاب گزینه “پذیرش اظهارنامه پلمپ الکترونیک” یا معادل آن.
3. تعیین شخصیت متقاضی (حقیقی یا حقوقی).
4. تکمیل اطلاعات متقاضی و شرکت/موسسه.
5. ورود اطلاعات مربوط به اعضای هیئت مدیره (برای اشخاص حقوقی).
6. تعیین نوع و تعداد دفاتر مورد نیاز (دفتر روزنامه و دفتر کل، تعداد برگ‌ها).
7. تایید صحت اطلاعات و پرداخت هزینه‌های مربوطه به صورت آنلاین.
8. دریافت کد پیگیری و شماره مرسوله پستی.
9. (در برخی موارد) ارسال مدارک مورد نیاز از طریق پست به اداره ثبت شرکت‌ها. (لازم به ذکر است که از سال 1404، پلمپ دفاتر در حال حرکت به سمت الکترونیکی شدن کامل است و ممکن است نیاز به ارسال فیزیکی مدارک حذف شود).
10. پیگیری وضعیت درخواست از طریق سامانه.
11. دریافت دفاتر پلمپ شده از طریق پست (در صورت درخواست دفاتر فیزیکی).

مدارک مورد نیاز برای اظهارنامه پلمپ دفاتر

مدارک مورد نیاز ممکن است بسته به نوع شخصیت متقاضی (حقیقی یا حقوقی) متفاوت باشد، اما به طور کلی شامل:

• اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر که به صورت اینترنتی تکمیل و امضاء شده است.
• تصویر کارت ملی متقاضی (برای اشخاص حقیقی و اعضای هیئت مدیره اشخاص حقوقی).
• تصویر آگهی تاسیس شرکت (برای اشخاص حقوقی).
• تصویر آخرین آگهی تغییرات (در صورت وجود تغییرات در شرکت).
• کپی پروانه کسب (برای برخی مشاغل حقیقی).

مهلت قانونی پلمپ دفاتر

یکی از مهم‌ترین نکات در خصوص پلمپ دفاتر، رعایت مهلت قانونی آن است. بر اساس قانون، درخواست پلمپ دفاتر قانونی برای هر سال مالی باید قبل از شروع آن سال مالی انجام شود. به عبارت دیگر، مهلت پلمپ دفاتر سال ۱۴۰۴ تا پایان اسفند ماه ۱۴۰۳ بوده است. عدم رعایت این مهلت می‌تواند منجر به مشکلات و جرائم مالیاتی شود.

شرکت‌های تازه تاسیس نیز معمولاً تا یک ماه پس از ثبت شرکت مهلت دارند برای پلمپ دفاتر سال اول فعالیت خود اقدام کنند.

پیامدهای عدم پلمپ دفاتر و عدم ارائه اظهارنامه

عدم پلمپ دفاتر قانونی یا عدم ارائه اظهارنامه آن در مهلت مقرر، تخلف محسوب شده و پیامدهای مالیاتی سنگینی به دنبال دارد. از جمله این پیامدها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• جریمه مالیاتی: طبق ماده ۱۹۳ قانون مالیات‌های مستقیم، در صورت عدم تسلیم ترازنامه و حساب سود و زیان یا عدم ارائه دفاتر قانونی، مشمول جریمه‌ای معادل ۲۰% مالیات برای هر یک از این موارد خواهید شد.
• محاسبه مالیات به صورت علی‌الرأس: در صورت عدم ارائه دفاتر قانونی، سازمان امور مالیاتی درآمد مشمول مالیات شما را به صورت علی‌الرأس (برآوردی) محاسبه خواهد کرد که معمولاً بیشتر از مالیات واقعی است.
• محرومیت از معافیت‌ها و تسهیلات مالیاتی: عدم انجام تکالیف قانونی از جمله پلمپ دفاتر، می‌تواند منجر به محرومیت از بخشودگی‌ها و معافیت‌های مالیاتی شود.
• رد دفاتر: در صورت وجود ایراداتی در دفاتر (حتی اگر پلمپ شده باشند) مانند عدم رعایت استانداردها، قلم‌خوردگی، سفید گذاشتن غیرموجه صفحات یا عدم ثبت برخی فعالیت‌ها، دفاتر توسط اداره مالیات رد شده و مشمول جریمه و محاسبه علی‌الرأس خواهید شد.

نکات مهم برای پلمپ دفاتر و ارائه اظهارنامه

• برای جلوگیری از مشکلات، فرآیند پلمپ دفاتر را به روزهای پایانی مهلت قانونی موکول نکنید.
• در تکمیل اطلاعات اظهارنامه دقت کافی داشته باشید، زیرا امکان اصلاح برخی اطلاعات پس از ثبت وجود ندارد.
• مدارک مورد نیاز را به صورت کامل و صحیح آماده کنید.
• آدرس و اطلاعات تماس خود را در سامانه به روز نگه دارید.
• دفاتر قانونی را پس از دریافت، به مدت ۱۰ سال در محل شرکت نگهداری کنید.
• در ثبت اطلاعات مالی در دفاتر، اصول و استانداردهای حسابداری و قوانین مالیاتی را رعایت کنید.
• حتی در صورت عدم فعالیت، برای پلمپ دفاتر سفید اقدام کنید.

نتیجه‌گیری

اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی و فرآیند پلمپ دفاتر از جمله تکالیف اساسی برای رعایت قوانین مالیاتی و اطمینان از شفافیت فعالیت‌های اقتصادی است. عدم توجه به این امر می‌تواند پیامدهای مالی و حقوقی جدی برای کسب‌وکار شما داشته باشد. با آگاهی از مراحل، مهلت‌ها و الزامات قانونی، می‌توانید به راحتی این تکلیف را انجام داده و از بروز مشکلات جلوگیری کنید. در صورت نیاز به مشاوره تخصصی در زمینه پلمپ دفاتر و سایر امور مالیاتی و حسابداری، کارشناسان بهین تکس آماده ارائه خدمات به شما هستند.